Programma Secretaris

Functieomschrijving

Taken en verantwoordelijkheden

Je houdt je onder andere bezig met:

• organiseren en voorbereiden van vergaderingen;
• verzamelen en samenstellen van presentaties;
• versturen van vergaderstukken;
• bewaken van actiepunten; notuleren van overleggen;
• voortgang bewaken van projecten en Focus Areas;
• ondersteunen van de programmaleider bij overleg met project- en Focus Area-leiders;
• opvolgen van afspraken en signaleren waar ondersteuning nodig is;
• ondersteunen bij kwartaalrapportages aan de Advisory Board, instituten en faculteiten;
• ondersteunen bij EU-financieringsanalyses, dashboards, rapportages en managementinformatie.

Daarnaast ondersteun je uiteenlopende projecten, zoals:

• informatiesessies over Horizon Europe;
• workshops;
• trainingen voor onderzoekers en ondersteunend personeel;
• bezoeken van Europese Commissie-functionarissen aan de TU/e;
• TU/e-bezoeken aan Brussel;
• het interne netwerk van laureaten, panelleden en evaluatoren;
• de TU/e Innovation Fund beoordelingscommissie.

Verder ondersteun je administratief bij:

• deelname aan Europese Partnerships en Associations;
• registraties in subsidieportalen;
• communicatie samen met communicatieadviseurs, zoals:
  • de RSN-nieuwsbrief;
  • de EU Action Plan-intranetpagina;
  • de Teams-omgeving van het programma.

Hiërarchisch val je onder het Grant Support Team van het Research Support Office, maar inhoudelijk maak je dagelijks deel uit van het multidisciplinaire EU Action Plan-team. Het is een afwisselende functie met veel contacten binnen de universiteit.

Functie-eisen

Wij zoeken een collega die:

• beschikt over hbo-werk- en denkniveau;
• uitstekend Nederlands en Engels beheerst, zowel mondeling als schriftelijk;
• ervaring heeft met Microsoft Office (met name Excel en PowerPoint), intranetbeheer en sociale media;
• sterk is in organiseren en plannen;
• communicatief vaardig is;
• proactief, klantgericht en verantwoordelijk is;
• goed kan omgaan met onverwachte en urgente werkzaamheden;
• zelfstandig én flexibel werkt;
• prettig samenwerkt met collega's binnen en buiten het programma. 

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.873,- tot maximaal € 5.264,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 9 cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantietoeslag;
• een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%;
• de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen of een sabbatical op te nemen;
• aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden;
• flexibele werktijden voor een goede werk-privébalans;
• ruime ontwikkelingsmogelijkheden, zoals coaching, workshops en mentoring;
• gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof;
• vergoedingen voor woon-werkverkeer, thuiswerken en internet;
• Een tijdelijke aanstelling bij EuFlex behoort tot de mogelijkheden voor de duur van één jaar, met mogelijk uitzicht op een vast dienstverband.

Over ons

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier.

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Helen van Mierlo  [Senior Recruiter], [email protected] of +31 40 2478086 en/of Linde Keverkamp, [email protected] 040-2476303

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e. 

Sollicitatie

Ben je geïnteresseerd? Solliciteer via deze link: https://www.euflex.nl/vacatures/programma-secretaris-20-uur/ We ontvangen graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.

De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.

We kijken uit naar je sollicitatie!

Let op

• Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
• Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid.
• Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.